REDACCION DE DOCUMENTOS COMERCIALES Y MERCANTILES

UNIDAD I ESTILO Y REDACCION ADMINISTRATIVA

1.1.             Definicion de correspondencia Mercantil

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha  sido la causa  de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. en el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se de en el campo mercantil se hace constar en algun docmento en cuestion pueden llevar la firma de algun funcionario calificado. de lo expuesto se infiere que las contnuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emision y recpecion de docmuentos de diversa indole.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación ese realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos  partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual su entrega a él cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero  tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo asi en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesado.

Dentro del concepto de documentos mercantil se comprende no  solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrirá en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuando más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del merca do local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco;  as u vez hacen desembolso bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, seria imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitara la conclusión de esta información al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizar para:

a.       Certifica las anotaciones en los libros de contabilidad

b.      probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan solo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales-, pueden decir entonces que aun los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizados.

1.2.             Definición de documentación comercial

Los   documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las  acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión  es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por  la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de  contabilidad.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos  y obligaciones.

 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Utilidad:

Son una constancia de las operaciones realizadas.

Constituyen la base del  registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:

• Externos
• Internos De uso interno

De uso externo

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, ´presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contrato de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de  información (planillas de sueldos, informes).

·         Obligados a emitir documentos comerciales:

·         Quienes comercializan cosas muebles.

·         Quienes comercializan o prestan  servicio.

·         Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.

 Comprobantes que intervienen en:

CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN

·         Orden de compra o Nota de pedido

·         Nota de venta

DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

·         Remito

·         Factura

·         Ticket

CIRCULACIÓN DE VALORES

·         Contado: Cheque

·         Crédito: Recibo

·         Nota de débito

·         Nota de crédito

·         Resumen de cuenta

·         Pagaré

1.3.             Diferencias entre correspondencia mercantil y documentación comercial

La diferencia radica en que los documentos comerciales no pueden generar endoso a terceros mientras que los negociables sí. La diferencia radica en que lo documentos negociables no se consiguen libremente, una factura, una remisión, una orden de compra la puedes encontrar en cualquier establecimiento, un documento negociable generalmente está restringido a instituciones especiales (cheques con bancos, bonos con instituciones financieras etc).

Un ejemplo: una acción o un cheque son negociables ya que implica un derecho real sobre algún bien que puede monetizarse y pueden cambiar de propietario (puede ser cobrado por un tercero).

Un boleto de lotería, es una especie de "comprobante", respecto a un juego de suerte y azar. Es importante recordar que una lotería representa un "ingreso extraordinario", lo cual quiere decir que un billete de lotería, no tiene valor en sí mismo. Generalmente las loterías tienen un régimen especial, en donde como es lógico, dicho tiquete de lotería se puede hacer líquido, pero no es negociable.
Sin embargo, una lotería no representa un título valor.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aun los formularios de simple orden interno para tramitar entre dependencias de una misma empresa constituyen los elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías identificar un envió de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de  reclamar al Departamento de compras, haciendo mención de la fecha y  numero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

1.4. Definición de Estilo.

El estilo es el conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. El estilo es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo oral o escrito del tema.

En tanto que la redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo -personal e intransferible- de hacerlo.
El estilo, por otra parte, exige la delimitación previa del tema a desarrollarse. Así, el informador, el reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a cada una de estas preguntas:

¿Qué se expresa?

¿Cómo se expresa?

¿Para qué se expresa?

¿A quién se expresa?

 Las respuestas nos llevarán a la delimitación de dos situaciones:

1.- El canal mediante el cual se transmitirá la información y,

2.- El medio al cual se transmite la información: si es individual o colectivo, rico o pobre, intelectual o poco instruido, alfabetizado o semi alfabetizado. La Real Academia de la Lengua Española define el estilo en la redacción como "Manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor u orador". Ampliando el concepto, diremos que estilo es el sello personal que se le imprime a cualquier escrito, obra, acción o circunstancia que emprendemos. Esto hace que todo lo que hagamos nos individualice y caracterice de manera única e irrepetible.

Cabe destacar que estilo no es lo mismo que género. El primero tiene que ver más con la estructura; mientras que el segundo hace referencia a la forma y el contenido. Aquí radica la importancia de que el autor tenga muy bien definido su estilo para poder distinguirse y distinguir qué clase de estilo ejerce en un género determinado.

El estilo puede clasificarse según los siguientes criterios:

•Según el carácter del autor: Tiene mucho que ver con el estado de ánimo, el contexto y las situaciones que rodean al autor.

1.4.             Definición de estilo.

La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe:

Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos.

El estilo no sólo existe en la exposición de ideas, sino también en varias
manifestaciones del ser, como el vestir, el caminar, el reír y muchas más que son propias de
la personalidad.

La redacción debe integrarse con expresiones que sean fácilmente comprensibles,
tanto para un erudito como para quien carezca de la más elemental cultura.
Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas, para que éstas logren el
propósito del corresponsal.

En la redacción de documentos es necesario prescindir de expresiones innecesarias,
que sólo confunden y propician la prolijidad.

1.5.             Cualidades del estilo.

Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo, nos capacitará
para lograr el propósito de estas lecciones: redactar correctamente.
En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos son:
Cualidades  y  Defectos:

ü  Claridad Obscuridad

ü  Precisión Imprecisión

ü  Propiedad Impropiedad

ü  Concisión Prolijidad

ü  Sencillez Afectación

ü  Cortesía Descortesía

CONCISIÓN: es la expresión de una idea con el menor número de palabras. Se logra utilizando palabras y oraciones cortas que digan exactamente lo necesario.

 Cada oficio debe tratar un solo tema.

 No debe confundirse brevedad con laconismo; éste es ya un extremo de la brevedad y vuelve el texto poco explícito.

 PROPIEDAD: consiste en usar las palabras con un significado exacto. 

PRECISIÓN: consiste en llamar las cosas por su nombre, sin vaguedades. Aunque depende de la propiedad, no basta con que el término sea apropiado, porque puede ser impreciso. Se debe evitar la palabra “cosa” o “algo” y los llamados verbos fáciles como “hacer”, “tener”, entre otros, 

CLARIDAD: se logra cuando un texto permite al lector la comprensión inmediata de las ideas expuestas, sin esfuerzo y sin posibilidad de doble interpretación. Depende en gran medida de la propiedad y la precisión; por ello será necesario que quien se exprese, conozca aquello de lo que hable y sepa manejar el idioma.

 Evitar el uso de tecnicismos idiomáticos y no abusar de las abreviaturas.

SENCILLEZ: sin utilizar un lenguaje ordinario, sí se deben privilegiar las palabras de uso frecuente, evitando los términos rebuscados. 

COHESIÓN: se logra al desarrollar la idea de forma lógica y coherente, de tal manera que vayan unas detrás de las otras y que, además estén bien relacionadas entre sí. El uso adecuado de conectivos es de gran ayuda.

SINTÁXIS: antes de redactar se debe definir y ordenar primero las ideas en la mente y expresarlas en forma correcta.

INTEGRIDAD: es importante confirmar que no se ha quedado ningún dato, ninguna información por fuera del escrito. Si se adquiere la costumbre de elaborar un esquema previo y luego escribir un borrador y confirmarlo con él, se tendrá la garantía de consignar todo lo que requiera la comunicación. 

ESTILO ADECUADO: es la manera particular que diferencia a un lenguaje escrito de otros. Es el conjunto de rasgos individuales manifestados en las palabras. Conviene adecuar el estilo a la clase de escrito y a los propósitos particulares. El lenguaje de una carta familiar, puede ser espontáneo e informal pero el de una carta de solicitud de empleo, debe ser comedido, respetuoso y cuidadoso. 

CORTESÍA: una actitud amable siempre ayudará a las relaciones laborales, tanto dentro de una empresa como fuera de ella. Mantener un trato agradable y discreto, no utilizar expresiones imperativas: haga, tenga. 

MOTIVACIÓN: las palabras deben llevar el poder de convencer, de inclinar al lector y de hacer sentir placer por la forma de exponer las ideas.

POSITIVISMO: se debe evitar insistir en los aspectos negativos de algún asunto y por el contrario destacar lo positivo y mostrar, más que problemas, soluciones. Así mismo evitar expresiones de reproche. 
ESTÉTICA: buena presentación, distribución adecuada, calidad de papel, en lo posible a máquina o computador.

ORTOGRAFÍA: escribir correctamente las palabras.

MODERNISMO: es recomendable estar actualizado, para utilizar con propiedad la terminología comercial y no caer en la trampa de usar vocablos o expresiones pasados de moda. 

1.6.             Defectos del estilo

Además de la correcta aplicación de las cualidades del estilo, debemos empeñarnos
.En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las comunicaciones.

LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repetición de
Palabras iguales en un párrafo; también se empobrecen el estilo con el empleo de termino
Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos.

Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicológico

a) EL hábito de la lectura.

b) La investigación de significados en palabras desconocidas.

c) La memorización paulatina de nuevos términos D

d) El estudio y la práctica de los homófonos y los sinónimos.

VULGARIDAD
La expresión vulgar es producto de falta de cultura y de léxico en las, personas por eso
la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo grave de este
lenguaje consiste en la imitación, que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones
del idioma.

La vulgaridad puede ser de expresión y de pensamiento

Vulgaridad de expresión. Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir al cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad.

Ejemplo incorrecto:

-Ayer me fue de la patada en la chamba.

Ejemplo correcto:

-Ayer tuve problemas en el trabajo

Vulgaridad de pensamiento

No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido con que se expresan, convirtiéndolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicación.

Ejemplo incorrecto

-atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para usted.

Ejemplo correcto:

Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.

1.7.              Redacción Administrativa- comercial

EJERCICIOS PRACTICOS

TALLER    LECTURA  DEFECTOS DE ESTILO

DEFINE
a) POBREZA ——–CON QUE LA COMBATO
b) VULGARIDAD
DE EXPRESION———EJEMPLO
DE PENSAMIENTO—–EJEMPLO
¿EN QUE CONSISTE EL BARBARISMO?——-EJEMPLO
¿EN QUE CONSISTE EL PLEONASMO?———EJEMPLO
¿EN QUE CONSISTE EL SOLECISMO?———–EJEMPLO
Ejercicio 5
1. identifique con B los barbarismos, con P los pleonasmos y con S los solecismos.
(   ) Mirar con mirada penetrante.
(   ) Pastillas para el mareo.
(   ) Un lapso de tiempo.
(   ) Aunque me forces, no lo haré
(   ) Trabajé parado durante todo el turno.
(   ) Al fin encontré quien financíe mi proyecto.
(   ) Desayunó por la mañana.
(   ) Salí en dirección a Toluca.
(   ) Está muy lujoso este bar.
(   ) Firmé la carta de mi puño y letra.

CLARIDAD

La claridad consiste en la expresión clara, lógica y natural que permite captar las ideas
inmediatamente.

El defecto de esta cualidad es la anfibología, conocida también como obscuridad, la
cual propicia confusión en las ideas.

Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes:

a) Evitar ambigüedad, la cual consiste en la exposición de ideas que pueden ser
interpretadas en diferentes formas.

Ejemplo:
(Con ambigüedad)

Lo atenderé con gusto cuando llegue a la oficina.

(Quien llegará y a qué oficina)

(Con claridad)

Personalmente lo atenderé cuando usted llegue a mi oficina.

b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una cláusula.

La frase es una expresión que no tiene verbo conjugado.

Ejemplo:
El palacio de los deportes en la ciudad de México.

La oración contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento.

Ejemplo:
El señor Ramírez solicito una cotización.

Sujeto verbo complemento

La cláusula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal.

Ejemplo:
Los buenos clientes merecen una especial atención, por eso nuestra empresa les
proporciona estímulos que acrecientan su interés por adquirir nuevos productos.

c) Emplear el hipérbaton correctamente:

El hipérbaton es una figura de construcción que permite alterar el orden natural de los
elementos que forman la oración; no debe aplicarse cuando sólo hace confusa la idea.

Ejemplo:
(Orden natural)

Me complace felicitarlo por su merecido ascenso.

(Con hipérbaton)

Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo.

(Confuso)
Lo felicito por su merecido ascenso que me complace.

d) evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y sí las confunden.

Ejemplos:
(Incorrecto)

La mercancía que le remití, según sus instrucciones, aunque aún no recibimos el pago
correspondiente, acusa un pequeño incremento en su precio; le agradeceremos su
consideración al respecto, ya que, como usted comprenderá, hemos resentido un
considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima.

 (Correcto)

La mercancía que le remití acusa un pequeño incremento en su precio, debido al
considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima.

PRECISIÓN
Esta cualidad nos enseña a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se tenga
una clara noción sobre los propósitos del escrito. El defecto correspondiente a esta cualidad
es la imprecisión.

Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente:

Llegue. (Esta expresión es clara pero no precisa)

Llegue muy tarde. (Se precisa un poco más la idea)

Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobús.

(La idea ahora si es clara y precisa)

Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, más la precisa y determina, cuanto más la amplía y la complementa.

Ejemplo:

Un empresario requiere de los servicios de un contador; para tal fin, se inserta un anuncio en prestigiado periódico de esta ciudad.

Se reciben varias solicitudes, de ellas analizaremos las siguientes:

Estimado señor Bolaños:

Me enteré de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a usted
para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procuraré no defraudar la confianza que en
mí deposite.

Mucho agradeceré me comunique su decisión al teléfono 397-84-86, con la brevedad posible.

Atentamente.

“La Comunicación es clara, se desea obtener el empleo de contador, pero no contiene la precisión necesaria que refuerce esa intención”.

Veamos el tema corregido:

Ayer, en el periódico “X” me entere que usted solicita un contador.
Hace cuatro años egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en
contaduría; eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta capital, de ella
anexo los datos necesarios seguro de que aportarán las referencias que me avalen como
persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos años me ayudara para desempeñar con eficacia el trabajo que se me encomiende.
Mucho agradeceré anote usted los números 397-84-26, correspondientes al teléfono
donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con mí solicitud.

Muy atentamente.

PROPIEDAD

El propósito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las
palabras con su verdadero significado y agrupándolos con apego a las normas gramaticales.
El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos no
solo por la corrupción que del idioma hacen los amigos que están en onda, según su propia
manera de hablar, sino también por los medios de difusión: radio, periódico, televisión, que
tiene el primer lugar en confundir las palabras.

Un locutor a quien consideraba culto, dijo en cierta ocasión:

Es eminente la intervención de las fuerzas multinacionales en ….

Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinión sobre la frase citada.
Eminente: ________________________________________________________
Opinión: _________________________________________________________
Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y los
solecismos.

CONCISION

Cualidad de suma importancia en la redacción comercial, pues permite expresarnos
con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos innecesarios y propiciando
ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la resolución de otros asuntos.
Póngase especial atención para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las
comunicaciones telegráficas. Emplea preferentemente en la redacción de telegramas consiste en la emisión de palabras qué fácilmente se sobreentienden- elipsis_

El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad.

Ejemplos: redacción con estilo lacónico:

Espéranos mañana 18 horas terminal ADO (6 palabras)

Uso de pronombres enclíticos

Me dijo que e enviara la última cotización (4 palabras)

SENCILLEZ: La redacción basada en la sencillez, expone con claridad la comunicación, de ahí su
importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable adecuar nuestros
escritos la naturaleza de nuestro corresponsal ; para lograrlo, deberemos analizar sus cartas
con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo socrates: “hay que hablar en zapatero y en
filosofo con el filósofo”.

Ejemplo:
- Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal.
Con sencillez

- Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza

La CORTESÍA es la redacción es como la sonrisa en un corresponsal, de ahí que
denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito.
Exagerar la cortesía puede ser perjudicial, pues e nos tomaría como aduladores esto
puede afectar nuestra dignidad. Un proveedor se dirige a un cliente:

EJEMPLOS:

Estimado señor Fernández

El día “X” tuvimos el gusto de recibir su pedido 385, en él nos comunica la urgencia de
recibir las mercancías de inmediato, pero deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones.

Con toda seguridad efectuaremos la remisión pasado mañana; mientras tanto, hemos
de agradecer su amable consideración por la demora involuntaria de nuestra parte.

Actividades de aprendizaje:

1.              Lee y analiza las diferentes cualidades del estilo y sus
efectos y los elementos que lo componen. Llena el siguiente cuadro de referencia.

CUALIDAD	DEFECTOS
CLARIDAD:	OBSCURIDAD:
PRECISION	IMPRECISION
CONCISIÓN	PROLIJIDAD
CORTESIA	DESCORTESIA
SENCILLEZ	AFECTACION
PROPIEDAD	IMPROPIEDAD

2.              En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos  y cualidades que la componen.

3.              En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos.