Un uso típico de un modelo carta circular
es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de
una nueva sociedad, invitación a eventos o cualquier cambio de interés general
para todo el personal que labora en la institución.
Clasificación.
De acuerdo a su naturaleza y destino se clasifican
en internas y externas. En cualquier caso, es una carta colectiva, con
tratamiento específico, según el grupo al cual va dirigida y de donde se emite.
Circulares
internas: Se envían dentro de la misma
empresa u organización, pueden iniciar con una salutación así: C. Director:, C.
Jefe de Departamento:, Colegas:, Compañeros:, Asociados:, Colegiados:,
Agremiados:, Estudiantes:, etc.
Circulares
externas: Se envían a los amigos y relacionados para
informar de algunas novedades, invitaciones o cualquier otro motivo, son
usadas en el ámbito comercial, sustituyen ventajosamente a los folletos y
se pueden emplear como un medio publicitario permanente, por cuanto resultan
económicas.
Con este tipo de carta puede anunciarse la
constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio,
la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las
circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o
deseos de iniciar alguna operación comercial.
Estructura: Por cuanto
su función primigenia es dar a conocer noticias, informaciones a un colectivo
debe ser clara, concisa, precisa, breve, usar un lenguaje propio, pureza en el
idioma, de manera que sea comprensible, fácil de leer y entender, da forma que
el lector se sienta estimulado y se entere de todo el contenido.
Si ha de incluirse algún antecedente, éste debe ser
directo y breve, para que el asunto sea conocido rápidamente por el lector. Si
se pretende que la comunicación sea efectiva, sobre todo cuando se trata de una
circular externa debe incentivarse al lector o destinatario de forma que
actúe de acuerdo a los intereses del remitente, en tal sentido, el asunto debe
ser de fácil comprensión.
En toda circular se han de evitar tópicos comunes,
ya que este documento es de por sí bastante común, tanto, que si no es de tipo
oficial, muchas veces se desecha sin leerla. En consecuencia para que se le
preste atención, se debe seleccionar un texto ágil, sencillo, original que
motive hacia el asunto. Los textos apretujados y párrafos extensos cansan, hay
que tener en cuenta que los comerciantes u hombres de oficina disponen de poco
tiempo para leer cartas, si el material que reciben no es atractivo,
interesante lo desechan sin enterarse del contenido.
En toda circular para que sea exitosa debe
prevalecer el principio de unidad, el pensamiento debe estar coordinado desde
la invención de las ideas hasta la expresión de las mismas a través del
escrito.
Este tipo de cartas debe ser personalizado, si se
envían por correo, el sobre debe ir cerrado. Esto invita al interés del
destinatario y garantiza al remitente que será leída, por lo menos en su primer
párrafo; si éste motiva y fija el deseo, será leída en su totalidad, y el éxito
queda así garantizado.
Para finalizar, se aconseja palabras como:
“Atentamente”, “Cordialmente”, “Sinceramente”.
Modelos.
1.- Circular interna que informa
del resultado de una gestión.
Maturín________________________
Circular Núm .345/11
Estimado Socio:
Nuestro propósito de colaboración se cumplirá de
acuerdo con nuestros compromisos, pues el Señor Mario Menendez, Jefe del
Departamento de Asuntos Públicos, nos ha concedido la exención que solicitamos
y ha aceptado concurrir a nuestra festividad en unión de su familia. Esta
gentileza nos obliga a entregar esfuerzos y entusiasmo.
Lo esperamos en compañía de sus familiares y
amigos; pues además de nuestro propio deseo de servir, debemos hacer sentir a
nuestros invitados la auténtica significación de nuestra causa.
Los boletos están en nuestras oficinas, se los haré
llegar próximamente y confírmenos la seguridad de su asistencia.
Cordialmente,
2.- (Circular externa)
Fecha____________________
Señores Industriales:
Ustedes han de tener necesidad de tramitar certificados
de devolución de impuestos, lo cual les implica tiempo y erogaciones en la
presentación de la documentación relativa. Para evitarles estas dificultades y
agilizarles la devolución, nos ofrecemos como especialistas para atenderles y
servirles.
Nuestra experiencia adquirida durante más de diez
años en la consecución de beneficios y exenciones en la rama de comercio
exterior, la ponemos a sus apreciables órdenes, solamente por la módica suma de
$1000,00 mensuales, cantidad en la que se incluye la presentación, tramitación
y seguimiento de la solicitud ante la Secretaría de Comercio, hasta la
obtención de lo gestionado.
Servirles es nuestro propósito; denos la
oportunidad de demostrarles nuestra eficacia y seriedad.
Atentamente,
3.- Modelo
CIRCULAR
Dcob-cir002
Quito, 9 de agosto de 2014
Quito, 9 de agosto de 2014
Señor
Luis
Javier González
Jefe de ventas
Gelatina
Colombia
Carrera
20 18-1041
Quito
Asunto: Pago de factura
Cordial saludo:
Le recordamos que el 15 de agosto venció la primera
cuota del módulo de auditoría dictado a todos los supervisores de su
empresa.
Por lo tanto, deberán cancelarlo antes del 30 de
septiembre, fecha en que finaliza el modulo en su totalidad.
Agradecemos que lo hagan con la mayor rapidez
posible, para no causar trastorno en la entrega de la certificación a sus
trabajadores.
Atentamente,
María Eugenía Fuentes
Jefe de talento humano
Grey C.
1.1.
LA CONSTANCIA
DEFINICIÓN DECERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS: Documento de carácter probatorio, público o
privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un
acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
GERENTE ADMINISTRATIVO
HACE CONSTAR
Que el señor León Torrijos M, identificado con la
cédula de ciudadanía número 130678954-3 , presentó dentro del plazo
estipulado por esta dependencia todos los documentos necesarios para participar
en la licitación número 543, de revisión del alcantarillado de Jipijapa.
Expedimos esta constancia a los 18 días del mes de
agosto de 2014.
ejemplo de constancia de no adeudo
La constancia de no adeudo es un documento que se utiliza para
certificar que una persona no debe nada a una empresa o institución pública o
privada.
Este
documento se elabora como parte de un proceso administrativo cuando alguien va
terminar su relación comercial con la dependencia a la que solicita la constancia de no adeudo.
En las
instituciones educativas ésta certifica que a quien se le expide no tiene
adeudos de materiales de laboratorio, ni libros de la biblioteca, o pagos
pendientes. Este es un documento que se genera cuando la persona interesada ha
cumplido con el grado escolar y dejará de estudiar en esa escuela, que le exige
este papel para poder liberar los certificados totales o parciales del alumno.
En el caso
de instituciones financieras con esta constancia se certifica que la persona ha
liquidado todos los créditos contratados con ese banco.
Ejemplo de constancia de no adeudo:
Constancia
de no Adeudo.
Lic. Julio Escamilla
Dir. General de Preparatoria
Preparatoria No. 23
P R E S E N T E
Dir. General de Preparatoria
Preparatoria No. 23
P R E S E N T E
El que
suscribe Lic. Martín Arieta Sánchez Director de Finanzas de esta escuela,
hace constar que el C. Juan Antonio Márquez Ramírez no presenta ningún tipo de
adeudo a la fecha, ni económico ni de bienes a esta institución.
Para llegar
a esta afirmación se han revisado los estados de cuenta y los registros de
préstamo, uso de material bibliotecario y de laboratorios, por lo que no
existe, por concepto de adeudos, impedimento alguno para continuar con el
proceso de certificación.
Se extiende
la presenta constancia a petición del interesado y para los fines que a este
convengan en la Ciudad de México a los 28 días del mes de noviembre del 2011.
ATENTAMENTE
Lic. Martín Arieta
Sánchez
Director de Finanzas
1.2.
EL ACTA
Definición.
Documentos que reflejan el desarrollo
de una reunión: puntos tratados y acuerdos. Sirven de resumen y recordatorio
para todos los implicados en un determinado asunto. Las actas de reuniones y
asambleas, como testimonio de hechos, deben contener fundamentalmente, todo lo
tratado y acordado en tales reuniones y asambleas; pero deben hacerse en forma
ordenada, concreta e inteligible, para que su contenido sea fácilmente consultado.
En este tipo de documento no es conveniente reproducir íntegramente todos los
incidentes y palabras que se originen en la sesión.
Como testimonio de hechos que tienen lugar en el
momento de las reuniones, es decir, en el instante en que ocurren, las actas
deben redactarse en tiempo presente de indicativo; por ejemplo: “Comprobado el
quórum, el Presidente abre la Sesión (no: “abrió la sesión”); el señor Y, pide
la palabra y propone (no: “pidió la palabra y propuso”).
Documentos de este tipo no deben presentar
dificultad técnica de redacción, ya que su carácter es informativo e
impersonal; pues basta con expresar, en forma concreta, realista y ordenada,
las ideas expuestas por cada uno de los participantes o presentes en la
reunión. Para que este documento sea fiel testimonio de hechos, el redactor no
deberá dejarse dominar por la euforia retórica del expositor, pues se corre el
riesgo de llegar al extremo de distraerse y dejar de anotar lo que está
sucediendo. Ejemplo:
El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido
en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier
contraste de opiniones.
Además, hay dos principios fundamentales que deben
tenerse en cuanta para elaborar un acta:
La
coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas
implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su
nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.
La
objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir
los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por
tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.
Convocatoria: Como toda
reunión debe ser convocada previamente, antes de cada ejemplo de acta incluimos
un modelo se definirá y explicará su objetivo.
Como su nombre lo indica es un documento expedido
por persona o personas autorizadas, mediante la cual se convoca, llama o cita a
los miembros de una institución, asociación o empresa, para que de acuerdo con
su Estatuto y Reglamento, participen en el estudio o resolución de asuntos que
deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos grupos.
Toda convocatoria debe contener:
a) Expresión de ser CONVOCATORIA
b) Lugar y fecha de expedición
c) Destinatario. Puede ser
personal, o bien, en forma colectiva; por ejemplo; Alos miembros del Consejo de
Administración, etc.
d) Lugar, día y hora de la reunión,
junta o asamblea.
e) Disposición reglamentaria en
que se basa la convocatoria.
f) El orden del día o
agenda a que deberá sujetarse la reunión.
g) Condiciones y requisitos que deben
satisfacer las personas que asistan
h) Firma o firmas de las personas
convocadas.
Observación:
Cuando las convocatorias no se entregan personalmente, sino que se envían a los
domicilios de los interesados, conviene remitirlas con unos diez días de
anticipación. Cuando se trate de Sociedades Mercantiles por Acciones, la CONVOCATORIA se publicará también con
diez días de anticipación a la fecha en que se celebrará la asamblea y debe
hacerse en uno o varios periódicos de circulación local y de circulación
nacional.
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